工作电子邮件和隐私
警告：本议题涉及重大法律问题。请联系合格的咨询顾问，核实相关法规及其适用情况。.工作邮件是一种商务工作工具
，其中包含大量与业务相关的信息。
公司可以随意处置电子邮件
这种办公工具，但员工会撰写和阅读邮件吗？
他们能阅读邮件内容吗？他们能备份邮件吗？他们能存档邮件吗？
概括：
- 两种类型的工作电子邮件地址
- 通用工作邮箱地址，无限制
- 公司私人邮箱，例如公司车辆
- 行为准则
- 仅在特定条件下可阅读
- 通知员工
- 大规模检查是被禁止的。
- 法律要求
- 有义务存档电子邮件
- 有义务告知员工
- 删除电子邮件的义务
- 有义务停用邮箱
通用工作邮箱地址，无限制
工作邮箱具有矛盾的性质，
它是雇主拥有的工具，但由雇员使用。
我们必须区分两种不同类型的企业电子邮件地址：
- 个人公司邮箱，例如： 姓名.姓氏@
- 通用公司邮箱，例如信息、支持、销售、市场营销、账单等，
也就是说，所有与个人无关的邮箱。
公司通用邮箱完全没有问题，
公司会检查这些邮箱，阅读所有邮件，没有任何限制。
公司私人邮箱，例如公司车辆
个人邮箱（例如 name.surname@companyname.com）
可能包含员工的个人数据，雇主必须保护这些数据。
如果我们选择使用这种邮箱，
作为雇主，我们需要知道应该采用哪些技术标准
以及应该使用哪些工具才能充分处理数据。
邮箱可以比作公司用车，
它是提供给员工用于完成业务任务的。
例如，雇主可以查看里程数，以核实员工
是否滥用此工作工具，将其用于个人用途。
但是，雇主不能在没有具体理由的情况下系统地监控
员工在公司车辆内的行为。
邮箱就好比公司用车，是公司拥有的工作工具，
配发给员工用于工作，完成工作任务。
员工在工作时间内发送和接收的信息，就像
在公司汽车驾驶舱内发生的事情一样，等同于私人通信。
仅在特定条件下可阅读
公司无法读取电子邮件中的内容，
这种行为不能随意进行，除非有特定原因。
即使有特定动机，也只能在特定条件下进行。
这里牵涉到三种不同的利益，必须加以平衡：
- 雇主
出于组织/生产、工作安全或其他原因，
- 员工有理由期望
这些内容属于机密信息。
- 第三方写信给该公司账户时，
可能并未意识到他们的信件内容并非私密且保密的。
（电子邮件底部的标准免责声明通常会提醒读者，邮件内容可能会被他人阅读。）
通知员工
必须通过充分的书面沟通告知员工，电子邮件
只能用于与雇佣关系相关的所有目的，例如禁止个人使用。
该文件必须包含如何使用公司工具（
包括电子邮件邮箱）的说明，并告知用户，所有操作均须遵守隐私法规：
- 为遵守法律并保护公司资产，电子邮件将被存档。
- 在某些情况下，公司可能会检查员工邮箱的内容。
大规模检查是被禁止的。
禁止进行所谓的“大规模检查”，
例如系统性地查看员工邮箱的内容。
雇主控制权的限制基于三个基本原则：
-
一是诚信原则，即雇主只有在有充分理由的情况下才能检查员工的公司邮箱，例如，为了保护可能因病毒而受损或面临风险的公司资产；或者，在怀疑员工不忠的情况下，进行防御性检查。
-
其他方面包括控制的比例性以及研究时间和对象的限制。
有义务存档电子邮件
相关规定要求雇主必须证明
其已采取充分有效的安全措施
来保护公司数据，例如公司电子邮件存档。
有义务告知员工
在缺乏详细公司信息的情况下，雇主获取数据的权限：
-
这代表着非常严重的违规行为。
敏感数据可能存在于员工的个人空间中，
例如有关政治、宗教、性取向或工会趋势的信息，
这些信息必须得到最高级别的保密保障。 -
这属于刑事犯罪，
而且所有非法获取的数据都可能
在任何法律程序中无法使用。
删除电子邮件的义务
商业信函一般应最多保存十年，
以保护公司资产并能够在任何诉讼情况下维护自身权益。
个人数据的存储和处理仅允许用于特定目的。
如果该目的在一定期限后（例如十年后）不再存在，则必须删除这些数据。
有义务停用邮箱
如果员工被解雇或辞职，则
必须在短时间内停用 name.surname 邮箱。
公司可以启用自动回复功能，通知发件人该帐户已被停用，
并邀请他向另一个内部电子邮件地址发送邮件。
只有在员工事先被告知其信息已被保存的情况下，才能保留已离职员工的公司信息历史档案。